スマホ世代必見!PC苦手でもそれなりの文書を作るワザ

「スマホネイティブ世代」が会社に就職してスマホはできるがPCは苦手という若者が報道されています。
これは最近の情報化社会において中高教師のリテラシーがついてきておらずPCを教える人がいないという構造的な問題が大きいと考えていますが、どんなにスマホが発達してもスマホのフリックやタップ操作だけで文書を作って印刷する事は不可能でしょう。
当方ExcelのMOS資格を所有していますが、下手な勉強本を買うよりも10分でわかるように簡単にまとめました。

どのソフトを使う?
行にとらわれたい・・・Word
マス目にとらわれたい・・・Excel
自由に配置したい・・・PowerPoint
同じ文書でも数字の多い場合はWordだとやりづらいのでExcelを使うなど、柔軟に対応しましょう。

Word
・○○揃えを活用
スペースで文字を端にやるのではなく、左揃え、中央揃え、右揃えのボタンを押すとワンタッチで揃います。
宛名は左、タイトルは中央、自分の署名は右の文書が多いです。
・目立たせたい文字はゴシック体に
太字にしても画面上は目立ちますが、印刷しても目立ちません。ゴシック体にするとレーザーで印刷するとかなり目立ちます。
・切り取り線は文字ではなく点線を入れる
「・・・・・切り取り線・・・・・」とやっている人も多いですが不格好なので、線というオブジェクトを挿入して設定を変更し点線にした方が美しいです。
・ワードアートは使わない
タイトルを目立たせたいと思うかもしれませんが、白黒印刷した時に文字が読めなくなる恐れがあるのでワードアートはダメです。
・テキストボックスを活用
ここに文字を入れたいが入らないと言うときはテキストボックスを使いましょう。
普通の設定のままだと白い背景で黒い枠がついてしまいますが、右クリックの書式設定から背景色を透明にして黒線もなしにすれば透明のボックスに変わります。
・毎回○○を入れたい
それぞれのページに毎回同じ会社名のロゴを入れたい、ページ番号を入れたいという場合に毎回やっていたら日が暮れますよね。そういう場合は挿入→ヘッダー、フッター、ページ番号を見てみて下さい。

Excel
・表の基本概念
文字は左揃え、見出しは中央揃え、数値は右揃えにしましょう。
・罫線をつける
Excelはマス目はありますが、このマス目は印刷時には出てきません。印刷時にも出すには罫線を設定する必要があります。
・3桁ごとのカンマ
数値には原則として、3桁ごとのカンマをつけます。「,」というボタンを押すとカンマがつきます。
カンマがない文書は上司にはねられますので注意を。
・最低限覚えて欲しい関数
Excelは数字の計算機能も持っています。これのことを「関数」といいます。関数は英語表記で面倒ですが一度覚えると楽です。
入れ方はセルを選択し=と入力し、その後に関数の名前を入力、範囲を選択でそこに結果が出ます。
関数は無数にありますが、初心者が押さえておきたい関数のみをピックアップしました。
・SUM(さむ)
SUM(範囲)でそれらの数値の合計を出します。
・AVERAGE(あべれーじ)
AVERAGE(範囲)でそれらの数値の平均を出します。
あべらげと覚えましょう。
・MIN(範囲) MAX(範囲)
それらの数値の最小、最大を出します。
・ROUND(数字,桁数)
特定の数字を特定の桁数で四捨五入します。
・ROUNDUP(数字,桁数)
特定の数字を特定の桁数で切り上げます。
・ROUNDDOWN(数字,桁数)
特定の数字を特定の桁数で切り下げます。
・印刷しないけど印刷プレビュー
印刷プレビューして閉じるを押すと、表の中に点線が出てきます。この点線は「この範囲までなら一枚に収まりますよ」という表示です。
はみ出さないように注意しましょう。
・幅や高さは変えられる
Excelのセル(マス目)はそれぞれ列ごと、行ごとに幅や高さを変えられます。ドラッグすると変わります。

PowerPoint
最初はタダの白紙ですが、一手間加えるだけでプロに匹敵するプレゼンを作れます。
・テーマを使おう!
テーマやテンプレートを使うと、プロがデザインした壁紙が配置され、一気に雰囲気が変わります。
会社でプレゼンする場合でも自由に使えます。
・スマートアートを使おう!
複雑な図はスマートアートを使えば表現できるかもしれません。一度一覧をのぞいてみて下さい。
・アニメーションを使おう!
過度なアニメーションは禁物ですが、初心者ならばまずフェードインを試してみましょう。遅いようなら速度の調整もできます。
・困ったらテキストボックス!
吹き出しに文字をうまく入れたいが入らないなど、困った場合は透明のテキストボックスを作りましょう。
・印刷プレビューの印刷対象で縮尺印刷!
この欄を選ぶと、面倒な設定必要なくワンタッチで一枚に数スライドを配置してくれます。紙の無駄にならず便利です。
・スライドマスタ
画面左下に会社名は絶対入れたい、画面右下にページ数は絶対入れたい、という場合にいちいちテキストボックスをやっていたら書き換えが大変で日が暮れます。そういう時はスライドマスタを使いましょう。

これらの項目は、私が文書を作る時に思い出す項目そのものだったりします。
紙で書いたほうが早いわ!と言う人もいるかもしれませんが、使いこなす事ができれば面倒ごとをパソコンにやらせることができ大変便利です。
使いたくないかもしれませんが、会社にいる以上オフィスソフトから逃れる事はできませんので小技を習得して活用していきましょう。